Quizá no exista un área mas importante de la actividad humana que la de administrar, ya que la tarea del administrador, a todos los niveles y en todo tipo de empresas, consiste en crear y mantener y un ambiente adecuado en el que los individuos, trabajando en grupo, pueden llevar a cabo funciones y objetivos preestablecidos. En otras palabras, del administrador depende la asignación de acciones necesarias que permitan a los individuos hacer sus mejores contribuciones a los objetivos colectivos. Desde que las personas empezaron a organizarse en grupos para alcanzar objetivos que no podían lograrlos individualmente, la administración la administración ha sido fundamental para asegurar la coordinación de los esfuerzos individuales. A medida que la sociedad depende cada vez más del esfuerzo de grupo, y en tanto los grupos organizados se han hecho más grandes, la tarea del administrador adquiere mayor importancia.
¿Por qué Administrar?
La administración es esencial en toda cooperación organizada, así como en todos los niveles de organización de una empresa. Corresponde ejercerla al presidente de la corporación, al general del ejército, al supervisor de la tienda, al jefe de la compañía, etc. En contactos con varias empresas y organizaciones se ha oído decir con mucha frecuencia que el problema de la empresa esta en la administración, es decir, en las personas pertenecientes a los niveles más altos de la organización. Inclusive vicepresidentes de empresas han llegado ha hacer este comentario, referido, desde luego, al presidente. Las dificultades y diferencias aparecen en cualquier nivel; por ello, la dirección efectiva y perceptiva exige que todos aquellos que sean responsables por el trabajo de otros, en todos los niveles y en cualquier tipo de empresa, se consideren así mismos como administradores.
FASES DE LA ADMINISTRACIÓN
La definición breve de la Administración se puede mencionar como: La función de lograr que las cosas se realicen por medio de otros, u obtener resultados a través de otros. La administración también se puede definir como el proceso de crear, diseñar y mantener un ambiente en que las personas, laborando o trabajando en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas. Es necesario ampliar está definición básica. Como administración, las personas realizan funciones administrativas de planeación, organización, integración de personal, dirección y control. Funciones o áreas funcionales de las organizaciones Dirección de Recursos Humanos. Dirección de Operaciones o Administración de Producción Dirección Estratégica Dirección de Mercadotecnia Dirección Financiera Administración de la Tecnología de información responsable de sistemas de información.
PROCESO ADMINISTRATIVO
El proceso administrativo es el núcleo de la administración de empresas como disciplina de estudio, está presente en gran parte de las definiciones que podemos encontrar sobre ella. El proceso consta de cuatro o más pasos, los que en su forma más básica y aceptada son:
1. Planificación
2. Organización de Empresas
3. Economía y dirección de empresas
4. Control de Gestión
El proceso es además en ciclo continuo, ya que luego del último paso controlar se vuelve a empezar con planificar. Las funciones o procesos detallados no son independientes, sino que están totalmente interrelacionados. Cuando una organización elabora un plan, debe ordenar su estructura para hacer posible la ejecución del mismo. Luego de la ejecución (o tal vez en forma simultánea) se controla que la realidad de la empresa no se aleje de la planificación, o en caso de hacerlo se busca comprender las causas de dicho alejamiento. Finalmente, del control realizado puede surgir una corrección en la planificación, lo que realimenta el proceso. El papel del administrador de Agencias de Viajes es muy variada dependiendo del nivel que se sitúe el administrador, deberá vivir con la rutina y con la incertidumbre diaria del nivel operacional o con la planificación, organización, dirección y control de las actividades de su departamento o división en el nivel intermedio, o incluso con el proceso decisorio en el nivel institucional, orientado hacia un ambiente externo que la empresa pretende servir. Cuánto más se preocupe el administrador para saber o aprender cómo se ejecutan las tareas, más preparado estará para actuar en el nivel operacional de la empresa. Cuánto más se preocupe por desarrollar conceptos más preparado estará para actuar en el nivel institucional de la empresa. Un administrador debe conocer como se prepara un presupuesto de gastos o una previsión de ventas, como se construye un organigrama o flujo grama, como se interpreta un balance, como se elabora la planificación y el control de producción, etc. Ya que estos conocimientos son valiosos para la administración, sin embargo lo más importante y fundamental es saber cómo utilizarlos y en qué circunstancias aplicarlos de manera adecuada.
CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN
Universalidad
El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social que es el proceso global de toma de decisiones orientado a conseguir los objetivos organizativos de forma eficaz y eficiente, mediante la planificación, organización, integración de personal, dirección (liderazgo) y control. Es una ciencia que se basa en técnicas viendo a futuro, coordinando cosas, personas y sistemas para lograr, por medio de la comparación y jerarquía un objetivo con eficacia eficiencia. La toma de decisiones es el principal fuente de una empresa turística para llevar a cabo unas buenas inversiones y excelentes resultados. Porque en él tiene siempre que existir coordinación sistemática de medios. La administración se da por lo mismo en el estado, en el ejército, en la empresa, en las instituciones educativas, en una sociedad religiosa, etc. Y los elementos esenciales en todas esas clases de administración serán los mismos, aunque lógicamente existan variantes accidentales. Se puede decir que la administración es universal porque esta se puede aplicar en todo tipo de organismo social y en todos los sistemas políticos existentes.
Especificidad
Aunque la administración va siempre acompañada de otros fenómenos de índole distinta, el fenómeno administrativo es específico y distinto a los que acompaña. Se puede ser un magnífico ingeniero de producción y un pésimo administrador. La administración tiene características específicas que no nos permite confundirla con otra ciencia o técnica. La administración se auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene características propias que le proporcionan su carácter específico, es decir, no puede confundirse con otras disciplinas.
Unidad temporal
Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. Así, al hacer los planes, no por eso se deja de mandar, de controlar, de organizar, etc.
Unidad jerárquica
Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma administración. Así, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el último empleado.
Valor instrumental
La administración es un medio para alcanzar un fin, es decir, se utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los objetivos establecidos.
Amplitud de ejercicio
Se aplica en todos los niveles de un organismo formal, por ejemplo, presidentes, gerentes, supervisores, guía de grupos, etc.
Interdisciplinariedad
La administración hace uso de los principios, procesos, procedimientos y métodos de otras ciencias que están relacionadas con la eficiencia en el trabajo. Está relacionada con matemáticas, estadística, derecho, economía, contabilidad, mercadeo, sociología, psicología, filosofía, antropología, etc.
Flexibilidad
Los principios y técnicas administrativas se pueden adaptar a las diferentes necesidades de la empresa o grupo social.
Campo de aplicación
El administrador de agencias operadoras es un organizador de recursos materiales y humanos. Estudiando administración de empresas turísticas las habilidades y conocimientos que desarrolles le permitirán detectar, prevenir y corregir errores en la planeación del trabajo de las personas. Como administrador puede ayudar a las personas a hacer mejor las cosas y a ser más efectivos en su trabajo. El campo de trabajo del administrador comprende todas las Organizaciones Humanas, Públicas y Privadas, Despachos de Asesoría y servicios como emprendedor independiente.
