AUDITORIA GENERAL

Es la revisión de la operación de todas la áreas del hotel, de los departamentos mayores (recepción, Alimentos y Bebidas, Banquetes, etc) y los menores (lavandería, Teléfonos, etc) e excepción de Habitaciones que por su desarrollo, requiere de una persona exclusiva para ello. En la Auditoria General el ciclo de trabajo viene dado por la comparación de los documentos generados por los departamentos operativos, los cuales se revisan minuciosamente y se cotejan con todos los registros que estén en el sistema de FRONT OFFICE del hotel.

AUDITORIA DE HABITACIONES

Es la comienza con una revisión del status físico de todas las habitaciones en el sistema para así obtener las discrepancias de habitaciones, que serán resueltas posteriormente por el gerente nocturno y actualizadas en el sistema para conciliar ambos sistemas. Luego pide una serie de reportes que serán revisados al día siguiente por la Gerencia de Habitaciones como el Arrivals, Departures, VIP, imprime las tarjetas de registro de los huéspedes próximos a llegar al hotel, además revisa las reservaciones que están garantizadas o no. Por ultimo se debe correr un proceso en el sistema llamado Cargo de Habitaciones, cuando ya esto esta hecho el auditor general ha finalizado la revisión de toda la operación del día y todos los puntos de ventas están cerrados, después de coincidir estos dos procesos, el auditor procede a correr el llamado “Fin de Día”, lo que consiste en que el sistema cambie de fecha y todos los registros quedan acumulados en el sistema, de esta operación se generan los reportes para el auditor de ingresos.

PROCEDIMIENTO DE LA AUDITORIA

· Cargos a cuentas por cobrar, el posteo de cargo debe ser finalizado.

· Postear los cargos por habitación, impuestos y teléfonos.

· Distribuir los cargos, se separan los cargos por departamento y por cliente.

· Cada departamento envía su hoja de control o resumen de ventas al auditor nocturno, de manera de comparar dicho resumen con lo obtenido en la auditoria.

· Realizar el balance de los créditos de los folios, depósitos en efectivo y transferencias de créditos.

· Verificar el balance.

· El cajero de recepción hace su cuadre de caja y lo entrega al auditor nocturno.

· Revisar los movimientos de cajeros y sacar los reportes de pagos (tarjetas de crédito, cheque, efectivo) y los reportes de cuenta ciudad (city ledger por cajero).

· Cerrar los puntos de ventas del hotel, se debe que haber pre-registrado las reservas garantizadas en caso de no show (para pre-registrar el auditor primero debe autorizar la tarjeta de crédito y verificar sí el huésped está In House).

· Revisar todas las llegadas extranjeras y verifica que estén todos los números de pasaportes, procedencia de los huéspedes y destinos. El auditor revisa que no haya doble registro y en caso de haber dos personas compartiendo una habitación que tenga una tarifa Norate.

· Verificar que todos los huéspedes In House tengan Rate Code, y no existan diferencias en las tarifas. Si hay habitaciones de House Use el auditor debe asegurarse que el Rate Code sea House y que en el renglón de Comp aparezca una `H' de igual forma si es Complementary el rate code debe ser Comp y en el renglón del mismo nombre debe aparecer `Y'

· Ya verificadas todas las cuentas deben quedar en cero. Y se comienza a imprimir todos los reportes antes de tumbar el sistema los cuales son:

El desarrollo de la auditoria nocturna es determinado por el tamaño del hotel, en el caso de hoteles 5 estrellas por el volumen de operación generado; por esta razón la auditoria nocturna se divide en General y Habitaciones.

PROCEDIMIENTO DE LA AUDITORIA

· Cargos a cuentas por cobrar, el posteo de cargo debe ser finalizado.

· Postear los cargos por habitación, impuestos y teléfonos.

· Distribuir los cargos, se separan los cargos por departamento y por cliente.

· Cada departamento envía su hoja de control o resumen de ventas al auditor nocturno, de manera de comparar dicho resumen con lo obtenido en la auditoria.

· Realizar el balance de los créditos de los folios, depósitos en efectivo y transferencias de créditos.

· Verificar el balance.

· El cajero de recepción hace su cuadre de caja y lo entrega al auditor nocturno.

· Revisar los movimientos de cajeros y sacar los reportes de pagos (tarjetas de crédito, cheque, efectivo) y los reportes de cuenta ciudad (city ledger por cajero).

· Cerrar los puntos de ventas del hotel, se debe que haber pre-registrado las reservas garantizadas en caso de no show (para pre-registrar el auditor primero debe autorizar la tarjeta de crédito y verificar sí el huésped está In House).

· Revisar todas las llegadas extranjeras y verifica que estén todos los números de pasaportes, procedencia de los huéspedes y destinos. El auditor revisa que no haya doble registro y en caso de haber dos personas compartiendo una habitación que tenga una tarifa Norate.

· Verificar que todos los huéspedes In House tengan Rate Code, y no existan diferencias en las tarifas. Si hay habitaciones de House Use el auditor debe asegurarse que el Rate Code sea House y que en el renglón de Comp aparezca una `H' de igual forma si es Complementary el rate code debe ser Comp y en el renglón del mismo nombre debe aparecer `Y'

· Ya verificadas todas las cuentas deben quedar en cero. Y se comienza a imprimir todos los reportes antes de tumbar el sistema los cuales son:

El desarrollo de la auditoria nocturna es determinado por el tamaño del hotel, en el caso de hoteles 5 estrellas por el volumen de operación generado; por esta razón la auditoria nocturna se divide en General y Habitaciones.

ACTIVIDADES Y REPORTES DEL AUDITOR NOCTURNO

· Los procedimientos de control.

· Revisión contable de las operaciones.

· Reportar actividad de los cajeros.

· Análisis detallado de los cargos, lo cual determina una reconciliación de los cargos por cuentas por cobrar.

REPORTE DE AUDITORIA NOCTURNA

El reporte de auditoria se organiza dependiendo de las necesidades de información de cada hotel. Es una herramienta que provee al hotel de la información financiera diaria del hotel.

· Transaction Total: donde aparecen las transacciones de los ingresos, clasificados en códigos por grupos con sus respectivos montos, este reporte es el soporte del departamento de contabilidad. De este reporte se obtiene el Daily Report, el Balance Check Report y el Cover Report.

· Manager report: es donde se encuentran detallados los datos de las ventas de las habitaciones del día de hoy en comparación con lo presupuestado y lo vendido el año anterior.

· Balance Check Report: refleja todos los códigos que tuvieron movimiento en el día, lo arroja el sistema y puede sacarse a cualquier hora del día.

· Cover Report: refleja los ingresos extraordinarios, como los misceláneos por alquiler de salones de banquetes, o cualquier petición del huésped que no se encuentre en la carta, como por ejemplo un botellón de agua para la habitación.

· Daily Report: se saca con los datos reflejados en el Transaction Total, en el que se encuentran todos los ingresos por ventas ya contabilizadas de habitaciones, alimentos y bebidas. Este reporte se le pasa a la Gerencia General.

· Cashier Closings: reportes de los cajeros de Recepción, que ya está cuadrado y con su reporte y es entregado al Auditor Nocturno.

PERFIL DEL AUDITOR NOCTURNO

· Escolaridad: Estudiante o egresado de Administración Hotelera, Contaduría Pública, Administración de Empresas.

· Conocimientos Técnicos: Nociones básicas de Contabilidad, Auditoria, Contabilidad y Administración Hotelera.

· Experiencia Laboral: Preferiblemente un (1) año como auxiliar de Contabilidad o Auditoria de Ingresos; o en la industria hotelera, formando parte de la administración, cajero departamental, recepcionista, etc.

· Características Personales: Dinámico, buena presencia, trato agradable, discreto, responsable, disponibilidad para trabajar en horario nocturno, habilidad analítica y de juicio, meticuloso.

OBJETIVO DE LA AUDITORIA NOCTURNA

Contribuir al desarrollo y la proporción de los movimientos realizados durante la noche, para así ayudar a la labor del auditor de ingresos en su tarea de elaborar, supervisar y controlar la contabilidad del hotel.

El auditor nocturno canaliza la operación de los cargos de los ingresos por ventas y el auditor de ingresos hace la verificación y contabilización de dichos ingresos del hotel.

Para facilitar la labor al auditor de ingresos, el auditor nocturno agiliza su trabajo con el sistema Fidelium.

FINALIDAD DE LA AUDITORIA NOCTURNA

La auditoria se realiza con la finalidad de facilitar el trabajo del auditor de ingresos, ya que el auditor nocturno realiza el cuadre de los ingresos obtenidos de las ventas hechas durante la noche, solo para que el auditor de ingresos verifique y pueda hacer más fácil la contabilidad.

FUNCIONES DEL AUDITOR NOCTURNO

· Verificar el trabajo de los cajeros de recepción.

· Verificar que los servicios se hayan cobrado según la lista de precios y tarifas estipuladas por el hotel.

· Separar los ingresos por departamento, lavandería, restaurante, bar, Room Service, teléfonos, reservaciones, anticipos, banquetes y eventos.

· Atender la recepción y cualquier requerimiento de los huéspedes durante la noche.

· Realizar el check in y el check out que ocurra durante el turno.

· Chequear y verifica que todos los huéspedes tengan la tarifa correspondiente, de acuerdo a la habitación que tenga, si es corporativa o reservación de agencia de viajes.

· Chequear los descuentos y habitaciones complementarias autorizadas debidamente con un soporte firmado por el Gerente General del hotel.

· Chequea el reporte de extranjeros, para saber cuantas personas llegan al hotel de otra nacionalidad.

· Chequea los desayunos tipo buffet incluidos y que no los haya cargado el restaurante en un cheque de consumo.

· Chequea los cargos de propinas que se hayan en los “desayunos incluido”.

· Chequea los Paid Outs.

· Chequea el cambio del dólar.

· Chequear o revisar los City Ledger de los huéspedes que estuvieron de salida ese día.

· Chequea el folio de atenciones VIP.

· Cuadra los cierres los puntos de ventas de alimentos y bebidas, que les envían los cajeros departamentales en caso de que los haya, sino el encargado debe cerrar la caja.

· Cuadra todos los cargos con tarjetas de crédito.

· Elabora un informe con todos los vouchers de tarjetas de crédito, detallando cada una de ellas y los emite en la caja fuerte del hotel.

AUDITORIA

Es la revisión y análisis detallado, hecho con la finalidad de examinar completa y constructivamente los registros y estados financieros de la organización, empresa, institución o cualquier otra entidad, con el objeto de evaluarlos y juzgar si se realizan conforme a lo establecido por la administración, el fisco, etc.

TIPOS DE AUDITORÍA

· Operacional: enfocada a la revisión de operaciones.

· Administrativa: cuando se revisa el proceso administrativo en su totalidad o en algunas de sus partes.

· Financiera: la que se refiere a la revisión de los estados financieros o a una parte de los mismos.

· Fiscal: cuando se revisa el cumplimiento de las disposiciones fiscales.

· Gubernamentales: relativa a la revisión de las entidades, de la administración pública y del cumplimiento de las diferentes leyes y reglamentos del sector público.

AUDITORÍA NOCTURNA

Es la que se realiza a diario en los hoteles en el turno de la noche, tiene bajo su responsabilidad a los cajeros nocturnos, y los auditores nocturnos de restaurantes, además de cumplir con sus funciones normales como auditor, el auditor nocturno está encargado también de la caja de recepción durante la noche, con todas las funciones de cajero de recepción. Su función principal, es chequear todas las cuentas vivas y las cuentas ciudad de recepción.

El auditor nocturno se encarga de revisar diariamente los cortes de cajas departamentales y otros reportes que le permiten cerciorarse que los ingresos del día se hayan determinado, cobrado, clasificado y registrado conforme a las políticas establecidas. Se llama nocturno porque el trabajo del auditor nocturno comienza a las 11:00 PM; ya que a esa hora o un poco más tarde es cuando llegan a la caja de recepción los últimos diarios de ventas y sus respectivos comprobantes de los departamentos de alimentos y bebidas. El número de auditores depende de la magnitud del hotel y del promedio de habitaciones ocupadas. En función a las características especiales de operación de un hotel, la hora más apropiada para realizar la auditoria es de las 9:00 PM a las 7:00 AM del día siguiente. Sin embargo este horario tiende a variar de acuerdo al hotel, en el Hotel Lido inicia a las 11:00 pm y/o 12:00 pm y termina 6:00 am y/o 7:00 am, en este hotel el horario varia de acuerdo al día; en el Hotel Hilton e Intercontinental Tamanaco inicia desde las 11:00 pm y finaliza a las 6:00 am.

DOCUMENTOS DE CAJA

INFORME DE CAJERO

CUENTA DE COBRO

NOTA DE AJUSTE

SOBRE DE REMISION

FONDO FIJO

FACTURA

RECIBO DE CAJA MENOR

RECIBOS DE CONSIGNACIÓN

VOUCHER DE TARJETA DE CRÉDITO

CAJA

Es el subdepartamento que da garantía y control de los ingresos de un hotel.

El cajero de recepción debe verificar que los cargos realizados a los huéspedes en la factura sean correctos.

El subdepartamento de caja es el último eslabón del proceso de entrada y hay hoteles en los que se considera como un componente de la recepción.

En hoteles de máxima categoría, de 5 o 4 estrellas, el departamento de caja de recepción tiene como funciones más importantes las siguientes:

• Cobro de Facturas: En efectivo o a crédito, moneda nacional o extranjera, cheques de viaje, bonos de agencia de viajes, comisiones.
• Cambio de divisas.
• Control de cofres de seguridad.

FORMATOS CHECK OUT

NOTAS DE AJUSTES

FACTURA VERIFICA POR HUESPED

COMPROBANTES DE PAGO

FACTURA DE MISCELANEOS

FACTURA DE CARGO AL HUESPED

FACTURA DE BAR Y RESTAURANTE

FACTURA DE PAGO DE CUENTA